L’attuale situazione pandemica da Coronavirus-19 ha imposto a tutte le attività produttive un rallentamento e, a molte, purtroppo, una sospensione forzata con inevitabili ricadute economiche e sociali.
In queste lunghe settimane di stop, ricorrono molte scadenze tra cui – non bisogna dimenticare – quelle relative alle certificazioni (Qualità, Ambiente, Sicurezza e, in generale, tutte quelle rilasciate secondo le norme UNI EN ISO), per l’ottenimento delle quali le imprese hanno fatto un investimento e senza le quali, alla ripresa, potrebbero esserci degli ulteriori rallentamenti, assolutamente non auspicabili.
Vediamo, dunque, come comportarsi per la corretta gestione di tali scadenze, in relazione all’orientamento espresso dalla maggior parte degli Organismi di Certificazione, sulla base della Circolare Informativa Accredia Nr. 1/2020 del 25 Febbraio 2020; del Documento IAF CABAC COVID 19/21 Febbraio 2020 e della Circolare tecnica Accredia DC N°06/2020 del 17/03/2020.
Innanzitutto, occorre fare una distinzione tra le diverse ipotesi:
Avete necessità di ottenere una certificazione per la prima volta;
Il certificato deve essere rinnovato con verifica di I^ sorveglianza (entro 365 giorni dalla prima
certificazione);Il certificato deve essere rinnovato con verifica di II^ sorveglianza;
Il certificato è giunto alla sua scadenza naturale (triennale);
IPOTESI 1
E’ bene sapere che, nonostante il difficile periodo, potete ottenere il vostro primo certificato: è prevista, infatti, l’esecuzione dell’audit in remoto attraverso una videoconferenza con l’utilizzo, ad esempio, di Skype, Go To Meeting, Hangouts oppure con altro sistema condiviso o messo a disposizione dal cliente.
Per alcuni settori (ad esempio, quello edilizio che lavora soprattutto nei cantieri), sarà comunque svolta una verifica in campo non appena le condizioni sanitarie e legislative lo consentiranno.
IPOTESI 2
Anche in questo caso si può procedere con le tecniche di audit in remoto e rinnovare il certificato entro il termine di 365 giorni previsto per il rinnovo della prima certificazione.
Qualora ciò non fosse possibile (perché le attività dell’azienda sono momentaneamente sospese, in linea con i DPCM governativi, o per ogni altra motivazione correlata al Covid-19), è possibile ottenere una proroga, per rimandare la verifica di I^ sorveglianza, attraverso un’apposita richiesta da trasmettere all’Organismo di Certificazione che deciderà su di
essa.
IPOTESI 3
Come previsto negli altri casi, anche per la verifica di II^ sorveglianza, si può procedere ad un audit in remoto per mantenere la validità del certificato.
In assenza delle condizioni necessarie per lo svolgimento in tale modalità, l’Organismo di Certificazione può disporre una proroga (di tre o sei mesi), eventualmente anche rinnovabile, alla luce degli aggiornamenti situazionali.
In alternativa è possibile l’emissione di un certificato provvisorio con validità temporale limitata.
E’, comunque, l’Organismo di Certificazione che, sulla base delle procedure interne adottate, decide per la proroga dei termini o per l’emissione di un certificato provvisorio.
IPOTESI 4
Ferma restando l’opzione dell’audit in remoto anche per la ri-certificazione, è possibile ottenere una proroga dall’Organismo di Certificazione, eventualmente anche rinnovabile, o l’emissione di un certificato provvisorio con validità temporale limitata, qualora non fosse possibile procedere secondo l’iter ordinario.
E’, comunque, l’Organismo di Certificazione che, sulla base delle procedure interne adottate, decide per la proroga dei termini o per l’emissione di un certificato provvisorio.
Al termine della scadenza della proroga e/o della validità del certificato sostitutivo provvisorio, verrà effettuata una nuova valutazione sulle possibilità attive e si adotteranno le opportune determinazioni, sulla base della situazione contingente.
Gli Organismi di Certificazione si sono uniformati alle direttive Accredia ma, laddove la scelta è stata lasciata alla loro discrezionalità, possono aver adottato soluzioni in parte differenti: è opportuno, quindi, sempre relazionarsi con l’Ente che ha emesso il vostro certificato, prima di prendere qualunque decisione.
Se avete necessità, possiamo metterci in contatto gratuitamente con il vostro Organismo di riferimento per comunicazioni più mirate e per la gestione della pratica.
Le ipotesi analizzate riguardano la casistica più ricorrente di questo periodo e le informazioni fornite rispondono alle domande più frequenti che i nostri clienti ci stanno ponendo.
Qualora vi fossero altri quesiti e/o dubbi, potete contattarci ai recapiti indicati sul nostro sito e saremo lieti di darvi ogni altro supporto senza alcun impegno.